Henrik Luoma-Mieltyn sukuseura ry 12.6.2018
SELOSTE KÄSITTELYTOIMINNASTA
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen
käsittelytoimista Henrik Luoma-Mieltyn sukuseura ry:ssä
Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä: Henrik Luoma-Mieltyn sukuseura ry, (osoite)
– Rekisterinpitäjän edustaja: sukuseuran puheenjohtaja
Henkilötietojen käsittelijät
– Rekisterinpitäjä, jäsenrekisteri: rahastonhoitaja
– Rekisterinpitäjä, henkilötietojen käsittelijä: hallituksen jäsenet
– Rekisterinpitäjä, tutkimusrekisteri: hallituksen jäsenet
– Rekisterinpitäjä, verkkokaupan asiakasrekisteri: hallituksen jäsenet
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Jäsenrekisteri:
Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi.
Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
(tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1c).
Tutkimusrekisteri:
1. Seuran sääntömääräiseen toimintaan kuuluva henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja
tallentaminen tutkimusrekisteriin.
Oikeusperuste: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen
hallinnointi (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1e ja tietosuojalain 4 § kohta 3).
2. Pääosin tutkimusrekisteristä koostuvan kirjan julkaiseminen. Oikeusperuste:
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1f). Rekisterinpitäjän
oikeutettu etu: Sananvapauden käyttäminen.
Rekisteröidyn ei ole pakko antaa rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä antamatta
jättämisestä ole hänelle seurauksia. Yhdistyslain 11 §:ssä säädettyjen henkilötietojen
antaminen jäsenrekisteriin on seuran jäsenyyden edellytys.
Asiakasrekisteri:
Asiakassuhteen hoito ja tilaustietojen käsittely
4. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste
Asiakkaan tietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan suostumuksella, tai asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Suostumus on yhtä kuin vapaaehtoinen rekisteröityminen käyttäjäksi.
Rekisteröityjen ryhmät
Jäsenrekisteri:
Henrik Luoma-Mieltyn sukuseura ry:n jäsenet.
Tutkimusrekisteri:
Henrik Luoma-Mieltyn jälkeläisiin kuuluvat henkilöt ja heidän puolisonsa ja näiden
vanhemmat sekä esipolvet.
Asiakasrekisteri:
Verkkokaupan asiakkaat
Käsiteltävät henkilötiedot
Jäsenrekisteri:
– Rekisteröidyn täydellinen nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tiedot on saatu
rekisteröidyiltä itseltään.
Tutkimusrekisteri:
– Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, muut tutkimuksen kannalta tarpeelliset
henkilötiedot sekä suostumus- ja kieltotiedot.
– Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan
rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi.
– Tiedot on saatu osin rekisteröidyiltä itseltään, osin väestötietojärjestelmästä, erilaisesta
arkistoaineistosta ja painetuista lähteistä.
Verkkokaupan asiakasrekisteri:
– Rekisteröidyn nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä tiedot ostetuista tuotteista tai palveluista. Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.
Henkilötietojen vastaanottajat
Jäsenrekisteri:
Rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään seuran viestintätarkoituksissa.
Tutkimusrekisteri:
Henkilötietoja siirretään tutkimusrekisteristä tutkimustuloksen esittelevän kirjan
käsikirjoituksen pohja-aineistoksi.
Asiakasrekisteri:
Rekisteröidyn yhteystietoja käsitellään tilauksen yhteydessä ja asiakassuhteen hoidossa, verkkokaupan palveluiden parantamisessa sekä seuran toiminnan ja tuotteiden markkinoinnissa ja viestinnässä.
Rekisterinpitäjä ei luovuta elossa olevien henkilötietoja seuran ulkopuolelle eikä siirrä niitä
kolmanteen maahan.
Henkilötietojen säilytysaika
Jäsenrekisteri:
Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin hän on sukuseuran
jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero sukuseurasta on astunut
voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi.
Tutkimusrekisteri:
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin tutkimusrekisterin ylläpito kuuluu seuran
sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä tutkimusrekisteri joko siirretään
arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.
Asiakasrekisteri:
Henkilötietoja säilytetään tarvittava aika. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.
Käsittelyn turvatoimet
Tietojenkäsittelyn turvallisuuden takaamiseksi rekisterinpitäjä käyttää luotettavia tietojärjestelmiä
sekä huolehtii siitä, että rekisterinpitäjän työasemalla ja hänen käyttämällään palvelimella on
asianmukaiset suojaukset. Tietokoneet, tutkimusrekisterinä käytettävä Sukujutut-tietokanta
(idx-tiedosto) sekä jäsenrekisteri (excel-tiedosto) ja verkkokaupan asiakasrekisteri (excel) on suojattu salasanalla.
Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn
oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin.